On aamupäivä Kingstonissa, ja Jamaikan SRC:n kokoushuoneesta kävellessä johdon tietojärjestelmätiimin (MIS) vetäjä Ricardo Gowdie muistelee ammatillista matkaansa ja sitä, mikä on tähän mennessä inspiroinut hänen työtään.
”Haluaisin nähdä Jamaikan kehittyvän teknologiavetoiseksi kansakunnaksi, ja yritän pohjimmiltaan tehdä töitä sen eteen. Olen saanut kunnian olla mukana optimoimassa sitä, miten vaikutusvaltainen neuvosto, kuten SRC, omaksuu nykyajan.”
Ricardo on työskennellyt digitaalisen alan parissa viimeiset kaksikymmentä vuotta, joista viimeiset puolitoista vuotta SRC:ssä. Jamaikan johtavana tutkimuslaitoksena SRC tarjoaa erilaisia palveluita, kuten tutkimustukea maatalousalalle, tuotekehitystä ja -testausta sekä elintarviketeollisuuden pilottilaitoksen, jossa yritykset voivat tuottaa prototyyppejä tai tuotteita markkinoille pääsemiseksi. Tehtävässään Ricardo valvoo neuvoston strategista prioriteettia, joka on tehokkuuden ja palvelujen toimittamisen parantamiseen tähtäävien teknologisten ratkaisujen toteuttaminen.
SRC:llä on selkeä visio digitaalisesta kasvusta, erityisesti infrastruktuurin uudistamisessa ja tiedonhallinnassa. Merkittävää edistystä on tähän mennessä tapahtunut, viimeisimpänä Ricardon valvoessa neuvoston sisäisten ja ulkomaailmaan liittyvien yhteyksien optimointia. Hän on johtanut aloitteita verkkojärjestelmien päivittämiseksi, jotka parantavat neuvoston eri osastojen välillä vaihdettavien tietojen nopeutta, turvallisuutta ja luotettavuutta. MIS-tiimi on myös suunnitellut SRC:n verkkosivuston uudelleen parantaakseen viestintää yleisön kanssa ja integroinut analytiikkaa ymmärtääkseen paremmin yleisöään.
ISC-projekti Tiedeorganisaatiot digitaalisella aikakaudella Tämä tapahtui aikana, jolloin SRC mietti strategisesti kitkan vähentämistä asiakkaiden kanssa vuorovaikutuksessa ja heiltä oppimisessa. Osana työryhmää he olisivat voineet keskittyä moneen asiaan. He kuitenkin päättivät priorisoida yhden liiketoimintansa osa-alueen, joka tuottaa merkittäviä tuloja: pilottitehtaan. Siellä he myyvät aikaa ISO-sertifioidun laitoksensa käyttöön, jossa asiakkaat voivat tuoda prototyyppejä tuotantoa ja testausta varten.
Tällä hetkellä asiakkaiden on varattava aikaa manuaalisesti pilottilaitoksen käyttämiseksi. Tämä aikataulutusprosessi on aiheuttanut usein päällekkäisiä varauksia, mikä on johtanut tehottomuuteen ja huonoihin asiakaskokemuksiin. Suurin haaste on läpinäkyvyyden puute. Ei ole helppoa tapaa nähdä, milloin laitteet ovat saatavilla, tai miten aikataulua voidaan hallita joustavasti. Liittyessään ISC-projektiin Ricardo ja hänen tiiminsä etsivät ohjausta tämän prosessin modernisointiin ja automatisoidun online-varausjärjestelmän käyttöönottoon. SRC:lle saumaton varaus mahdollistaisi laitoksen hyvin suunnitellun käytön ja ennustettavammat tulot.
Matkustussuunta
ISC-projektin kautta Ricardo tutustui uusiin menetelmiin, jotka ovat laajentaneet hänen näkökulmaansa.
”Olen aina keskittynyt teknologiaan; siihen, miten saan sen toimimaan, miten saan sen toimimaan”, Ricardo selittää. ”Mutta nyt ajattelen ihmisiä, jotka sitä käyttävät, miten he ovat vuorovaikutuksessa sen kanssa ja miten se sopii heidän työnkulkuunsa. Se on todellinen muutos.”
Sessiot kannustivat häntä omaksumaan lähestymistavan, johon kuuluu sidosryhmien osallistaminen varhaisessa vaiheessa, käyttäjäkokemusten ymmärtäminen ja palautteen integrointi projektin sopiviin vaiheisiin. Tämä ajattelutavan muutos on vaikuttanut siihen, miten hän lähestyy pilottitehtaan uutta varausjärjestelmää. Sen sijaan, että koko järjestelmä rakennettaisiin kerralla, Ricardo ja hänen tiiminsä ovat valinneet vaiheittaisen käyttöönoton, joka alkaa minimaalisesti toimivasta tuotteesta (MVP).
”Päätimme aloittaa pienestä ja rakentaa vähitellen. Tällä tavoin voimme sopeutua ja saada palautetta jokaisessa vaiheessa”, Ricardo selittää.
Tämä strategia on suunniteltu virtaviivaistamaan käyttöönottoa ja samalla vähentämään henkilöstön vastustusta ottamalla heidät mukaan prosessiin jo varhaisessa vaiheessa. Osana tätä Ricardo on työstänyt muutoshallintasuunnitelmaa, johon kuuluu henkilöstön säännöllinen osallistuminen kehitysvaiheisiin.
Ricardolle esiteltiin myös visualisoinnin ratkaiseva merkitys. Olipa kyse sitten koko projektin konseptisuunnittelusta valkotaululle tai kunkin vaiheen erityisvaatimusten kirjaamisesta muistiin, hän ymmärtää nyt, että selkeys on avain sudenkuoppien välttämiseen. Mitä enemmän hän visualisoi, sitä helpommin hän havaitsee aukot ja varmistaa yhdenmukaisuuden.
MVP-lähestymistapa auttaa heitä myös välttämään kalliita virheitä.
”Halusimme varmistaa, että rakensimme jotain, mitä käyttäjät todella haluaisivat käyttää”, Ricardo sanoo.
Ricardon pitkän aikavälin visio SRC:lle on selkeä: käyttäjäkeskeinen teknologiaekosysteemi, jossa digitaaliset työkalut kehittyvät jatkuvasti vastaamaan sekä henkilöstön että asiakkaiden tarpeisiin. Lopullisena tavoitteena on luoda digitaalisesti verkottunut SRC. Sellainen, jossa sekä sisäiset järjestelmät että asiakaskohtaiset palvelut on integroitu saumattomasti.
Ricardo ja hänen tiiminsä työstävät pilottitehtaan varausjärjestelmän viimeistelyä ja suunnittelevat jo SRC:n laajemman digitaalisen strategian seuraavia vaiheita. Yksi strategian keskeisistä pilareista on fyysisten omaisuuserien digitalisointi, ja Ricardo näkee projektin luovan pohjan tuleville digitalisointitoimille.
Ricardo toivoo, että kun järjestelmä on täysin toiminnassa, se tasoittaa tietä tekoälytyökalujen ja data-analytiikan integroinnille, mikä parantaisi oppimista ja asiakaspalvelua. Hän haastaa jo tiiminsä miettimään, miten he voivat käyttää tätä dataa prosessiensa ketteryyden ja reagointikyvyn parantamiseen.
”Haluan meidän omaksuvan digitaalisen muutoksen meille sopivalla tavalla. Haluan rakentaa sellaista teknologiaa, joka helpottaa ihmisten elämää”, Ricardo päättää.
Rahoituksen tunnustusTämä työ tehtiin Ottawassa, Kanadassa sijaitsevan International Development Research Centren (IDRC) apurahan turvin. Tässä esitetyt näkemykset eivät välttämättä edusta IDRC:n tai sen hallintoneuvoston näkemyksiä.
Lue lisää tiedeorganisaatioista digitaaliaikana 
Lue lisää tiedejärjestelmien tulevaisuudesta 
