ISC:n tietosuojakäytäntö 

1. Johdanto ja määritelmät 

ISC:n tietosuojakäytäntö tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti. Viimeisin päivitys on 24. 

"Henkilötiedot" tarkoittaa tässä käytännössä kaikkia sinuun liittyviä tietoja, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti, kuten nimi ja yhteystiedot, elämäkerralliset tiedot tai tietoja asiantuntemuksestasi.  

"Sinä" tarkoittaa suoraa käyttäjää tai muuta henkilöä, jonka puolesta käyttäjä käyttää ISC-palveluita, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, ISC:n verkkosivustoa ja henkilötietojen antamista. 

Tämän käytännön tarkoituksia varten tekoälyä (AI) käytetään laajalti kattamaan kaikki konepohjaiset teknologiat, jotka luottavat suuriin tietokokonaisuuksiin ihmisen älyä jäljitteleviä tulosteita. Tämä sisältää, mutta ei rajoittuen, suuret kielimallit (LLM) ja tekoälyä tukevat laajennukset.    

2. Keräämämme tiedot ja niiden käyttö 

a. Verkkosivuston käyttötiedot

Käyttötiedot kerätään automaattisesti ISC-verkkosivuston käyttäjiltä (https://council.science), jotta voimme analysoida ja parantaa palveluamme.   

Käyttötiedot voivat sisältää tietoja, kuten laitteesi Internet-protokolla-osoite (esim. IP-osoite), selaintyyppi, selainversio, vierailemasi verkkosivuston sivut, vierailusi aika ja päivämäärä, näillä sivuilla käytetty aika, ainutlaatuinen laite tunnisteet ja muut diagnostiset tiedot. 

Kun käytät verkkosivustoa mobiililaitteella tai sen kautta, voimme kerätä automaattisesti tiettyjä tietoja, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, käyttämäsi laitteen tyyppi, käyttöjärjestelmäsi ja selaimesi, laaja sijainti ja muut diagnostiset tiedot. 

Saatamme käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajia valvomaan ja analysoimaan verkkosivustomme käyttöä. 

b. Muuntyyppiset keräämämme tiedot 

Keräämme jäsenorganisaatioistamme tietoja, mukaan lukien jäsenten yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja historian merkittävistä vuorovaikutuksista Jäsenen kanssa, mukaan lukien rahoitustapahtumat. Säilytämme näitä tietoja hallinnollisiin, juridisiin ja viestintätarkoituksiin ja päivitämme niitä säännöllisesti.  

Keräämme tietoja ehdokkaista ja vaaliehdokkaista erilaisiin valintaprosesseihin, mukaan lukien hallintoelinten ja komiteoiden jäsenyyksiä, ISC:tä ja muita vastaavia tietoja varten. Fellowshipasiantuntijaluetteloita, olivatpa he sitten itse nimettyjä, muiden nimeämiä tai ISC:n suoraan kutsumia. Keräämme henkilötietoja myös rekrytointiprosessien kautta. 

Jos menestyt jossakin valintaprosessissa tai jos hyväksyt kutsun palvella ISC:tä jossain ominaisuudessa, saatamme joutua pyytämään lisätietoja henkilökohtaisista tiedoistasi ja voimme julkaista joitain henkilötietojasi ISC:n verkkosivustolla nimenomaisella luvallasi. Ranskan lain mukaan hallintoneuvoston jäsenten on toimitettava tiettyjä henkilötietoja.  

Keräämme henkilötietoja kyselyjemme, puhelujemme, toimintojemme ja tulostemme osallistujilta sekä rekisteröityneiltä ja henkilökohtaisiin ja verkkotapaamisiin osallistujilta tarjotaksemme palveluitamme, valvoaksemme ja parantaaksemme niiden laatua sekä tunnustaaksemme osallistumisemme. Voimme julkaista luettelon minkä tahansa ISC-projektin tai -kokouksen osallistujista tai osallistujista raportissa tai muussa tuotoksessa ilman yhteystietoja.  

Käytämme henkilötietoja lähettääksemme uutiskirjeitä, päivityksiä, kutsuja ja muita tietoja, jotka voivat kiinnostaa käyttäjiämme ammatillisesti. Voit kieltäytyä vastaanottamasta näitä viestejä seuraamalla "peru tilaus" -linkkiä tai ohjeita, jotka on annettu lähettämämme sähköpostiviestissä. 

Keräämme tietoja kumppaneistamme sekä nykyisistä tai mahdollisista sponsoreistamme ja lahjoittajistamme, mukaan lukien yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja historian merkittävistä vuorovaikutuksista ISC:n ja organisaation välillä, mukaan lukien rahoitustapahtumat. 

Keräämme tietoja toiminta-alojemme asiantuntijoista luodaksemme tietokannan asiantuntijoista, jotka saattavat olla kiinnostuneita olemasta mukana työhönsä. Tämä koostuu julkisesti saatavilla olevista tiedoista, ja niitä käytetään vain yhteydenottoon ammatillisista syistä.  

Keräämme tietoja palveluntarjoajistamme palvelusopimustemme hallinnointia varten.  

Jos sinulla on oikeus vaatia kuluja ISC:n matkapolitiikan mukaisesti, keräämme sinulta henkilötietojasi, mukaan lukien nimesi, osoitteesi ja pankkitilitietosi, jotta voimme käsitellä maksun.  

Kaikkia tietoja, jotka suostut antamaan liittyen sukupuoleen, ikään, vammaisuuteen, etniseen alkuperään tai kansallisuuteen, käytetään vain monimuotoisuuden ja tasa-arvon seurantaan ja edistämiseen, ja ne säilytetään luottamuksellisesti.  

Jäsenistämme, kumppaneistamme, sponsoreistamme, lahjoittajistamme ja yksityishenkilöistä keräämämme tiedot tallennetaan CRM:ään, Salesforceen, verkkosivustomme sisällönhallintajärjestelmän verkkolomakkeiden kautta ja Office 365:een.  

Verkkopalveluidemme kautta keräämiemme tietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa.  

3. Ääni- ja kuvatallennus 

Dokumentoimme tapahtumamme valokuvilla ja filmeillä ja tallennamme usein online-kokouksiamme oikeutettujen etujemme mukaisesti.  

Henkilökohtaisiin tapahtumiin osallistujia varoitetaan siitä, että heidät saatetaan jäädä valokuvalle tai elokuvalle ja että heillä on oikeus kieltäytyä kuvan tai elokuvan käyttämisestä, jos ne näkyvät selvästi missä tahansa valokuvassa tai elokuvassa.  

Saatamme käyttää kuvia ja tallenteita edistääksemme ISC:n tapahtumia ja toimintaa, mukaan lukien verkkosivuilla ja ISC:n sosiaalisen median sivustoilla, mainosmateriaalissa ja tiedotusvälineissä, sähköpostimarkkinoinnissa ja -kampanjoissa sekä ISC:n toimintaa koskevissa raporteissa.  

Saatamme jakaa kuvia tai tallenteita yhteistyökumppaneiden kanssa tapahtumassa tai aktiviteetissa.  

Voimme käyttää tekoälytekniikoita ääni- ja kuvatallenteiden analysointiin parantaaksemme ymmärrystämme online-tapahtumiin osallistumisesta ja osallistumisesta tai luodaksemme yhteenvedon kokouksista (käyttäen ohjelmia, kuten Otter.ai), osallistujien suostumuksella. 

4. Sosiaalinen media 

Verkkopalvelumme sisältää linkkejä tai laajennuksia sosiaalisiin verkostoihin, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, Facebook, LinkedIn, X (entinen Twitter), Instagram, Mailchimp, YouTube ja Threads. Tämä tietosuojakäytäntö ei koske näiden alustojen ISC-sivuja/profiileja. Tutustu kunkin palveluntarjoajan asiaankuuluviin tietosuojakäytäntöihin. 

5. Tietojen säilyttäminen 

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen sitä tarkoitusta varten, jota varten niitä keräsimme, tai niin kauan kuin arvioimme, että jatkoviestintä saattaa olla tarpeen tai toivottavaa. Säilytämme ja käytämme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi, sopimuksiemme ja käytäntöjemme toteuttamiseksi, lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi ja mahdollisten riitojen ratkaisemiseksi. 

Säilytämme käyttötietoja myös sisäisiä analyysejä varten. Käyttötietoja säilytetään yleensä lyhyemmän ajan, paitsi jos näitä tietoja käytetään turvallisuuden vahvistamiseen tai palvelumme toimivuuden parantamiseen tai meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tällaisia ​​tietoja pidempiä aikoja. 

6. Tietojen jakaminen ja luovuttaminen 

Emme koskaan myy henkilötietojasi tai jaa niitä voitto- tai mainostarkoituksiin. Saatamme jakaa henkilötietojasi muille osapuolille seuraavissa tilanteissa: 

• GDPR-yhteensopivien palveluntarjoajien kanssa tarjotaksemme palveluitamme sekä seurataksemme ja analysoidaksemme niiden käyttöä. Palveluntarjoajilla on pääsy henkilötietoihisi vain suorittaakseen tehtäviään puolestamme, eivätkä ne saa paljastaa tai käyttää niitä mihinkään muuhun tarkoitukseen. 
• Valintaprosessin puitteissa ulkopuolisten arvioijien tai valintalautakunnan jäsenten kanssa, jotka ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen ja harkintaan.  
• Tytäryhtiöidemme tai kumppaneidemme kanssa, mukaan lukien ISC:n alueelliset yhteyspisteet, yhteisten toimintojen puitteissa, jolloin vaadimme näitä sidosyrityksiä noudattamaan tätä tietosuojakäytäntöä. 
• Jos ISC on mukana sulautumisprosessissa, henkilötietojasi voidaan siirtää. Ilmoitamme ennen kuin henkilötietosi siirretään ja niihin sovelletaan erilaista tietosuojakäytäntöä. 
• Jos laki niin vaatii tai viranomaisten (esim. tuomioistuimen tai valtion viraston) pätevien pyyntöjen perusteella. 
• Vilpittömässä mielessä, että tällainen toiminta on tarpeen: 
  • Noudata laillista velvoitetta 
  • Suojaa ja puolustaa ISC:n oikeuksia tai omaisuutta 
  • Estä tai tutki mahdollisia väärinkäytöksiä palveluihin liittyen 
  • Suojaa palvelujen käyttäjien tai yleisön henkilökohtainen turvallisuus 
  • Suojaa oikeudelliselta vastuulta. 

7. Oikeusperusta henkilötietojen käsittelylle GDPR:n mukaisesti 

GDPR:n mukaisesti käsittelemme henkilötietoja seuraavin ehdoin: 

• Kun olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. 
• Kun se on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen ja/tai sen sopimusta edeltävien velvoitteiden täyttämiseksi. 
• Kun se on tarpeen ISC:tä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi. 
• Kun se on tarpeen sinun tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojelemiseksi. 
• Kun se liittyy tehtävään, joka suoritetaan yleisen edun vuoksi tai ISC:lle kuuluvaa julkista valtaa käytettäessä. 
• Kun se on tarpeen ISC:n oikeutettujen etujen vuoksi. 

ISC auttaa joka tapauksessa mielellään selventämään käsittelyyn sovellettavaa erityistä oikeusperustaa ja erityisesti sitä, onko henkilötietojen toimittaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus vai sopimuksen tekemisen edellytys. 

8. Oikeutesi ja valintasi  

ISC sitoutuu kunnioittamaan henkilötietojesi luottamuksellisuutta ja takaamaan, että voit käyttää oikeuksiasi. 

Sinulla on tämän tietosuojakäytännön ja lain nojalla oikeus, jos olet EU:n alueella: 

• Käytä, päivitä tai poista tietoja, joita meillä on sinusta.  
• Pyydä oikaisemaan sinua koskevia henkilötietojasi.
• Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä oikeus on olemassa, kun luotamme oikeutettuun etuun käsittelymme oikeudellisena perustana ja erityistilanteeseesi liittyy jokin, joka saa sinut vastustamaan henkilötietojesi käsittelyä tällä perusteella.  
• Pyydä henkilötietojesi siirtämistä sinulle tai valitsemallesi kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa. Huomaa, että tämä oikeus koskee vain automaattisia tietoja, joiden käyttöön annoit meille alun perin suostumuksen tai joissa käytimme tietoja sopimuksen tekemiseen kanssasi. 
• Peruuta suostumuksesi. Jos peruutat suostumuksesi, emme välttämättä pysty tarjoamaan sinulle tiettyjä osia tai kaikkia palveluitamme. 

9. GDPR-tietosuojaoikeutesi käyttäminen 

Voit käyttää pääsy-, oikaisu-, peruutus- ja vastustusoikeuttasi ottamalla meihin yhteyttä. Yritämme parhaamme vastata sinulle mahdollisimman pian. Huomaa, että saatamme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin ryhdymme toimiin tällaisten pyyntöjen mukaisesti.  

Sinulla on oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä. Jos olet Euroopan talousalueella (ETA), ota yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen saadaksesi lisätietoja. 

10. Tietoturva  

Henkilötietojesi turvallisuus on meille tärkeää, mutta mikään Internetin kautta tapahtuva siirtotapa tai sähköinen tallennustapa ei ole 100 % turvallinen. Vaikka pyrimme käyttämään kaupallisesti hyväksyttäviä keinoja henkilötietojesi suojaamiseen, käyttämällä kaksivaiheisia suojattuja todennusprosesseja, emme voi taata niiden ehdotonta turvallisuutta. 

Palvelumme voi sisältää linkkejä muille verkkosivustoille, joita emme hallinnoi. Jos napsautat kolmannen osapuolen linkkiä, sinut ohjataan kyseisen kolmannen osapuolen sivustolle. Suosittelemme, että tutustut jokaisen vierailemasi sivuston tietosuojakäytäntöön. 

Meillä ei ole hallintaa kolmansien osapuolien sivustojen tai palveluiden sisällöstä, tietosuojakäytännöistä tai käytännöistä eikä ole vastuussa niistä. 

11. Kansainvälinen tiedonsiirto 

Tietojasi, mukaan lukien henkilötietojasi, käsitellään ISC:n toimipisteissä ja muissa paikoissa, joissa käsittelyyn osallistuvat osapuolet sijaitsevat. Tämä tarkoittaa, että nämä tiedot voidaan siirtää – ja niitä voidaan säilyttää – tietokoneissa, jotka sijaitsevat paikallisen lainkäyttöalueen ulkopuolella, jolloin tietosuojalait voivat poiketa lainkäyttöalueellasi. 

Suostuksesi tähän tietosuojakäytäntöön ja sen jälkeen tietojen toimittamiseen edustaa suostumustasi tähän siirtoon. 

Ryhdymme kaikkiin kohtuullisiin toimiin varmistaaksemme, että tietojasi käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojakäytännön ja GDPR:n mukaisesti ja että henkilötietojasi ei siirretä organisaatiolle tai maalle, ellei GDPR-yhteensopivia valvontatoimia ole käytössä. tietojesi turvallisuuden vuoksi. 

12. Ota meihin yhteyttä  

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai haluat käyttää henkilötietojasi koskevia oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse osoitteessa [sähköposti suojattu].